会社専用AIとは
会社専用AIとは、一般的なAIに御社の情報を安全に参照させ、社員が自然な言葉で質問できるようにした仕組みです。社内マニュアル、商品資料、就業規則、過去の問い合わせ回答、案件メモなどをもとに、必要な情報を探しやすくします。
目的は、AIをかっこよく見せることではありません。人に聞かないと分からない、資料を探すだけで時間が溶ける、同じ質問に何度も答えているという状態を軽くすることです。
普通のChatGPTとの違い
普通のChatGPTは、一般知識をもとに文章を作るのが得意です。一方、会社専用AIは、御社の資料や業務ルールを参照しながら回答する点が違います。
| 比較 | 普通のChatGPT | 会社専用AI |
|---|---|---|
| 回答の根拠 | 一般知識や入力文 | 社内資料、マニュアル、FAQ、過去案件 |
| 向いている用途 | 文章下書き、要約、アイデア出し | 社内問い合わせ、商品説明、業務手順の確認 |
| 管理 | 社員ごとの使い方に差が出やすい | 参照資料、権限、回答範囲を設計できる |
| 注意点 | 会社固有の事情は知らない | 資料整備と回答チェックが必要 |
ChatGPT社内導入で基本のルールを整え、その次に会社専用AIを作ると、日常業務にAIを残しやすくなります。
会社専用AIのよくある使い道
中小企業で特に効果が出やすいのは、社員が何度も探す情報、ベテランに聞かないと分からない情報、顧客対応前に確認する情報です。
社内マニュアル質問AI
就業規則、経費精算、申請手順、社内ルールを質問形式で確認できます。
営業FAQ AI
商品仕様、料金、納期、よくある質問を営業前にすぐ確認できます。
ベテランの知恵袋AI
過去のトラブル対応、現場判断、よくある注意点を若手が参照できます。
問い合わせ返信補助AI
過去の回答例やFAQをもとに、メール返信の下書きを作れます。
新人教育AI
入社直後によくある質問をAIに聞けるようにし、教育担当の負担を減らします。
案件ナレッジAI
過去案件の提案内容、注意点、見積時の判断材料を探しやすくします。
導入前に整理すること
会社専用AIは、資料を入れれば終わりではありません。最初に「何を答えさせるか」「誰が使うか」「どこまで信じてよいか」を決めておくと、運用で迷いにくくなります。
| 整理すること | 見るポイント | 目的 |
|---|---|---|
| 使う資料 | 最新版か、重複や古い情報がないか | 間違った回答を減らす |
| 使う人 | 全社員か、営業だけか、管理部門だけか | 権限と画面を決める |
| 答えてよい範囲 | 社内手順、商品説明、顧客対応、金額判断など | 過信を防ぐ |
| 確認フロー | 顧客送信前、契約、見積、個人情報は誰が確認するか | 事故を防ぐ |
| 更新方法 | 誰が資料を追加・修正するか | AIを古くしない |
資料整理が8割です
会社専用AIの品質は、入れる資料の分かりやすさに大きく左右されます。最初は完璧な資料集を作るより、よく使う資料を選び、回答を見ながら少しずつ整える方が現実的です。
会社専用AIを導入する流れ
用途を1つに絞る
社内FAQ、営業資料、問い合わせ返信など、まずは効果が見えやすい1つの用途を選びます。
資料を棚卸しする
使う資料、古い資料、外しておく資料を整理し、AIに参照させる範囲を決めます。
小さく試作する
実際によくある質問を入れて、回答が使えるか、根拠資料に戻れるかを確認します。
ルールを整える
入力してよい情報、回答の確認方法、更新担当、使ってはいけない場面を決めます。
毎月改善する
使われた質問、答えられなかった質問、古い資料を見直し、回答精度を育てます。
カルカンの会社専用AI構築支援
カルカンは、中小企業のためのAI業務改善パートナーです。会社専用AIも、作って終わりではなく、社内で使われる状態まで一緒に整えます。
無料相談
最初に扱う業務や資料を整理します。
資料棚卸し
AIに入れる資料、外す資料、更新が必要な資料を一緒に確認します。
小さな試作品
よくある質問をもとに、実際に触れる形で回答の使い勝手を確認します。
運用と改善
使われ方を見ながら回答精度と運用ルールを整え、必要な作業は事前に見積を提示します。
無料相談フォームで、よく聞かれることや探している資料を教えてください。
よくある質問
社内資料を全部きれいにしてからでないと作れませんか?
いいえ。最初はよく使う資料だけで十分です。試作しながら、足りない資料や古い資料を見つけて整える方が進めやすいです。
AIが間違った回答をすることはありますか?
あります。そのため、回答の根拠を確認できる設計、人が確認する範囲、答えてはいけない内容を決めて運用します。
顧客情報や個人情報を扱う場合はどうしますか?
必要に応じてNDA等を締結し、扱う情報、保存場所、アクセス権限、外部AI/API利用の可否を確認してから進めます。
ChatGPT社内導入とどちらを先にやるべきですか?
まず社内ルールと使い方を整え、そのうえで会社専用AIを作る流れが安全です。ただし、社内FAQのように用途が明確な場合は、小さな会社専用AIから始めても構いません。
御社の資料でAIを作るなら、何から始めるべきか整理します。
約2分のフォームです。2営業日以内にメールでご連絡します。
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